A
Gestion des événements
Création de rencontres et d’événements avec besoins détaillés par rôle, niveau et lieu.
Produit
Un produit conçu pour le cycle complet de gestion des officiels.
Convok couvre l’affectation, la convocation, la logistique, la présence et la préparation des remboursements dans une interface claire.
Fonctionnalités clés
Un socle unique pour les administrateurs et coordinateurs
Chaque fonctionnalité répond à un point de friction concret dans l’organisation des compétitions.
B
Affectation intelligente
Aide à l’identification des officiels les plus proches et les plus adaptés.
C
Suivi des réponses
Acceptation, refus, relance et remplacement dans un même flux.
D
Préparation administrative
Présence, déplacements et frais conservés dans un historique exploitable.
Workflow
Un workflow lisible du planning au terrain
Le produit a été pensé pour réduire les ruptures entre les équipes qui planifient et celles qui exécutent.
Avant l’événement
- Création des besoins
- Sélection des profils
- Envoi des convocations
Pendant la préparation
- Suivi des réponses
- Gestion des remplacements
- Organisation du covoiturage
Après ou sur le terrain
- Validation des présences
- Préparation des remboursements
- Exports et reporting
Aperçu interface
Des écrans sobres, lisibles et orientés décision
Les blocs ci-dessous servent de placeholders de capture produit. Ils peuvent être remplacés par vos visuels réels.
Tableau des besoins à couvrir
Liste des officiels filtrée par niveau et distance
Suivi des réponses et relances
Optimisation des routes
Mieux affecter, c’est aussi mieux maîtriser les coûts de déplacement
Convok prépare le terrain pour des arbitrages plus fins sur la proximité, les frais de péage, les itinéraires éco-responsables et la mutualisation des trajets entre officiels.
Explication par rôle
Administrateurs, responsables de commission, coordinateurs et officiels n’ont pas les mêmes besoins. L’architecture peut s’adapter à ces usages.
Matching par distance et qualification
Convok aide à identifier les officiels qualifiés les plus proches afin de réduire les frictions d’affectation et de mieux maîtriser les déplacements.
Covoiturage
L’organisation du covoiturage s’intègre dans le même flux pour éviter les outils parallèles et réduire les coûts.
Validation de présence
La présence terrain complète le cycle opérationnel et fiabilise les traitements administratifs qui suivent.
Remboursements
Les données utiles sont déjà structurées pour accélérer la préparation des remboursements et transferts.
Lancez un premier usage réel sur Convok.
Activez 100 convocations gratuites pour tester vos règles d’affectation et vos contraintes de déplacement sur un périmètre concret.